Dokumen resmi tersebut diterbitkan otoritas imigrasi Jepang sebagai bukti bahwa pemohon memenuhi syarat masuk sesuai kategori visa tertentu.

COE bukan visa, tetapi hampir semua aplikasi visa kerja maupun studi di Jepang tidak dapat diproses tanpa dokumen ini.

1. Mendapatkan tawaran kerja atau penerimaan sekolah

Pemohon wajib memiliki kontrak kerja atau surat penerimaan dari universitas/sekolah.

Kontrak harus memuat posisi, gaji, durasi, dan tanggung jawab untuk visa kerja. Surat penerimaan untuk pelajar harus menjelaskan biaya dan akomodasi.

2. Sponsor mengajukan COE ke imigrasi Jepang

Perusahaan atau sekolah bertindak sebagai sponsor untuk mengajukan COE ke Immigration Services Agency.

Dokumen yang dilampirkan biasanya berupa formulir aplikasi, surat jaminan, data perusahaan, kontrak kerja, ijazah, paspor, dan foto.

Semua dokumen harus berbahasa Jepang atau disertai terjemahan resmi.

3. Menunggu proses pemeriksaan

Pemeriksaan biasanya berlangsung satu hingga tiga bulan. Durasi bisa berbeda tergantung jenis visa dan kantor imigrasi.

Pada periode sibuk seperti Maret–April atau September–Oktober, antrean lebih panjang.

Program pemagangan teknis (TITP) biasanya memerlukan waktu tambahan karena ada verifikasi keterampilan.