Calon pemohon wajib menyiapkan dokumen berikut:
Paspor.
Formulir permohonan visa.
Pasfoto terbaru ukuran 4,5 x 3,5 cm (diambil enam bulan terakhir, tanpa latar, bukan hasil editing, dan tidak buram).
Fotokopi KTP.
Certificate of Eligibility (asli atau fotokopi).
Print-out E-KTKLN dari Sistem Komputerisasi Tenaga Kerja Luar Negeri (SISKOTKLN) BNP2TKI.
Formulir visa versi QR Code (PDF) yang diisi dan dicetak menggunakan Adobe Acrobat Reader.
Biaya pengurusan visa SSW Jepang sebesar Rp 330.000 dan dibayarkan secara tunai.
Selain itu, ada biaya tambahan untuk layanan proses visa yaitu Rp 230.000 per orang untuk aplikasi visa, serta Rp 155.000 per orang untuk pra-registrasi pengecualian visa bagi pemegang e-paspor atau IC.