Proses pengurusan visa Tokutei Ginou berlangsung dalam lima tahap resmi yang diawasi pemerintah kedua negara.
Tahap pertama, pilih bidang kerja dari 16 industri yang diakui, lalu persiapkan diri menghadapi ujian bahasa dan keterampilan yang diselenggarakan oleh lembaga seperti Japan Foundation dan BP2MI.
Tahap kedua, setelah lulus ujian, daftarkan diri ke BP2MI untuk verifikasi hasil dan proses pencocokan dengan perusahaan di Jepang.
Tahap ketiga, dapatkan surat penawaran kerja dari perusahaan Jepang melalui sistem pencocokan resmi atau lembaga pengirim tenaga kerja terakreditasi.
Tahap keempat, perusahaan di Jepang akan mengajukan Certificate of Eligibility (CoE) ke otoritas imigrasi Jepang sebagai bukti kelayakan kerja.
Tahap terakhir, ajukan visa ke Kedutaan Besar Jepang di Jakarta dengan melampirkan CoE, paspor, kontrak kerja, dan surat kesehatan.
Setelah disetujui, BP2MI akan memberikan pelatihan pra-keberangkatan sebelum peserta berangkat ke Jepang secara resmi.
Hingga 2024, terdapat 16 sektor resmi di bawah kerangka Tokutei Ginou, meliputi:
Perawatan lansia (kaigo)
Kebersihan gedung